Datenschutzerklärung

Stand: 6. November 2026

Kurz gesagt

• Wheelcrew hilft Gruppen, gemeinsam genutzte Fahrzeuge zu koordinieren. Was Sie in einer Gruppe eintragen, sehen die Mitglieder dieser Gruppe.
• Sie können Wheelcrew ohne E-Mail-Adresse und Passwort starten (anonyme Anmeldung mit einer Nutzer-ID). Ihren Standort fragt die App nur im Vordergrund und nur, wenn Sie „Parken“ öffnen oder eine Standortfunktion antippen.
• Wir binden keine Werbe-, Analyse- oder Absturzmelde-Dienste ein (unter Android sendet die Texterkennung für das Tachofoto nach Ihrer Zustimmung technische Nutzungsdaten an Google, siehe „Kilometerstand per Foto“) und setzen keine Cookies.
• Käufe laufen nur über Google Play und den Apple App Store. Zahlungsdaten erhalten wir nicht.

Verantwortlicher

Adrian Bürkner (Geschäftsbezeichnung: AJ-Dev), Nonnenstraße 11, 04229 Leipzig, Deutschland. E-Mail: adjadevelop@gmail.com, Telefon: +49 160 92601712. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil dafür kein gesetzlicher Anlass besteht; Anfragen zum Datenschutz richten Sie an die genannte E-Mail-Adresse.

Diese Erklärung gilt für die App Wheelcrew (Android, iOS und die Webansicht unter wheelcrew.app/app) und für unsere Webseiten unter wheelcrew.app und parkli-5f157.web.app (die zweite Adresse stammt vom früheren Namen der App). Wheelcrew richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Beim ersten Start bitten wir Sie, Ihr Alter zu bestätigen; geprüft wird es nicht. Wenn Sie wissen, dass eine Person unter 16 Jahren Wheelcrew nutzt, schreiben Sie uns; wir löschen deren Daten.

Wer wofür verantwortlich ist

Für Ihr Konto, die Verwaltung der Gruppen, Käufe, das Aktivitätsprotokoll und die Sicherheit der App sind wir Verantwortlicher. Das gilt auch, wenn Sie Wheelcrew rein privat mit Familie oder Freunden nutzen: Für Ihre persönliche Nutzung greift die Haushaltsausnahme, für die Bereitstellung der Plattform bleiben wir verantwortlich.

Nutzen Sie Wheelcrew für einen Verein, ein Unternehmen oder eine ähnliche Organisation, ist die Organisation für die Inhalte ihrer Gruppe (Fahrzeuge, Standorte, Buchungen, Aufgaben und Ähnliches) und für den Umgang mit den Daten ihrer Mitglieder verantwortlich; wir verarbeiten diese Gruppeninhalte dann in ihrem Auftrag. Den dafür nötigen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir auf Anfrage mit der Organisation; schreiben Sie uns dazu vor der Nutzung an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Welche Daten wir wofür verarbeiten

Angaben, die Sie über andere Mitglieder eintragen (zum Beispiel einen Namen in einer Buchung), verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Die Gruppe hat ein berechtigtes Interesse daran, die gemeinsame Nutzung abzustimmen. Wenn andere Mitglieder Angaben über Sie eintragen, erfahren wir diese von ihnen; Sie haben dafür dieselben Rechte wie bei Ihren eigenen Daten.

Bei „Mit Apple anmelden“ erhalten wir von Apple eine Nutzerkennung und Ihre E-Mail-Adresse; Ihren Namen übermittelt Apple nur bei der ersten Anmeldung, und nur, wenn Sie ihn freigeben. Wählen Sie bei Apple „E-Mail-Adresse verbergen“, erhalten wir statt Ihrer Adresse eine Weiterleitungsadresse von Apple (…@privaterelay.appleid.com); Nachrichten an diese Adresse leitet Apple an Sie weiter. Die Anmeldung läuft direkt auf Ihrem Gerät über Apple; Apple erfährt dabei, dass Sie sich bei Wheelcrew anmelden.

Einmal pro Woche zählen wir auf unserem Server, wie viele Gruppen, Fahrzeuge und Buchungen es gibt und welche Tarife genutzt werden. Gespeichert werden nur Gesamtzahlen ohne Bezug zu einzelnen Personen oder Gruppen; sie dienen der Planung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Standort und Karten

Wheelcrew fragt Ihren genauen Standort nur im Vordergrund und nur auf Ihre Aktion ab: wenn Sie „Parken“ öffnen oder „Hier abgestellt“ antippen, wenn Sie als Schlüsselort Ihren eigenen Standort setzen und wenn Sie die Karte auf Ihren Standort zentrieren. Eine Ortung im Hintergrund oder ein dauerhaftes Verfolgen findet nicht statt.

Bei „Hier abgestellt“ speichern wir Koordinaten, die daraus ermittelte Adresse, Ihre Notiz, den Zeitpunkt und Ihren Namen. Adresse, Notiz, Zeitpunkt und Name (ohne Koordinaten) schreiben wir zusätzlich in das Aktivitätsprotokoll. Alle Mitglieder der Gruppe sehen den Standort. Das Fahrzeug zeigt also, wo es zuletzt abgestellt wurde, nicht, wo Sie sich gerade aufhalten; es lässt aber erkennen, wo Sie zum Zeitpunkt des Abstellens waren, und das Aktivitätsprotokoll bewahrt Adresse und Zeitpunkt 180 Tage auf. Ändert sich der Standort um mindestens 30 Meter, senden wir den anderen Mitgliedern eine Benachrichtigung, höchstens alle 10 Minuten je Fahrzeug.

Die Adresse zu den Koordinaten ermittelt der Adressdienst Ihres Betriebssystems (iOS: Apple; Android: je nach Gerät meist Google). Dorthin gehen die Koordinaten; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In der Webansicht gibt es keinen solchen Adressdienst: Dort speichern wir in Version 1.0 die Koordinaten als Text; ab Version 1.1 ermittelt OpenStreetMap die Adresse (siehe unten), ebenso auf Android-Geräten ohne Google-Dienste. Die Standortfreigabe ist eine technische Berechtigung Ihres Betriebssystems, die Sie jederzeit in den Systemeinstellungen zurücknehmen können; dann funktionieren die Standortfunktionen nicht mehr.

Für die Kartenanzeige nutzt die Android-App Google Maps, die iOS-App Apple Karten und die Webansicht eine Karte von OpenStreetMap. Die Anbieter erhalten dabei technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse und Ihr Gerät und sind jeweils selbst verantwortlich (siehe Datenschutzerklärungen: policies.google.com/privacy, apple.com/legal/privacy, osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). In der App ruft Ihr Gerät die Kartendaten dabei direkt beim Anbieter ab; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Karte für die Standortfunktionen der App erforderlich ist. Für Google Maps gelten zusätzlich die Zusatznutzungsbedingungen von Google Maps und Google Earth. Tippen Sie auf „Route“, öffnet sich Google Maps; ab dann gilt die Datenschutzerklärung von Google.

Auf Android-Geräten ohne Google-Dienste ermittelt die App den Standort über die Ortung von Android und zeigt statt der Karte eine Liste. Tippen Sie dort auf „In Karten-App öffnen“, übergibt die App die Koordinaten und den Namen des Fahrzeugs an die Karten-App, die Sie auswählen. Was diese damit macht, richtet sich nach deren Bedingungen. Ist keine Karten-App installiert, öffnet sich die Karte von openstreetmap.org in Ihrem Browser; dabei erhält die OpenStreetMap Foundation die Koordinaten und Ihre IP-Adresse.

In der Webansicht verwenden wir die Standortfunktion Ihres Browsers nur, wenn Sie eine Standortfunktion antippen und Ihr Browser den Zugriff erlaubt. Die Kartenkacheln lädt Ihr Browser direkt von OpenStreetMap; dabei sieht OpenStreetMap Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer funktionierenden Kartenanzeige im Browser). Ab Version 1.1 gilt in der Webansicht zusätzlich: Wenn Sie die Adresssuche nutzen, fragt Ihr Browser dazu direkt den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation; wir betreiben dafür keinen eigenen Server und speichern Ihre Suchbegriffe nicht. Bei der Suche gehen der Suchbegriff und Ihre Browsersprache an OpenStreetMap. Wählen Sie einen Punkt aus (einen Suchtreffer, einen Punkt auf der Karte oder „Mein Standort“), geht dessen Koordinatenpaar an OpenStreetMap, damit die zugehörige Adresse ermittelt wird. Dabei sieht die OpenStreetMap Foundation auch Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp und die Seite, von der die Anfrage kommt, und ist selbst verantwortlich (osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). Die Anfragen entstehen nur, wenn Sie die Suche ausdrücklich auslösen, einen Punkt auswählen oder „Parken“ öffnen; dann ermitteln wir einmal die Adresse Ihres Standorts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie die Suche selbst auslösen und das Ergebnis für die Funktion nötig ist. Tippen Sie nur Suchbegriffe ein, die Sie weitergeben möchten. Gespeichert wird nur das Ergebnis (Koordinaten und Adresszeile) im Fahrzeugdatensatz.

In der Webansicht und auf Android-Geräten ohne Google-Dienste ermittelt die App Adressen über OpenStreetMap Nominatim: beim Suchen einer Adresse und, um zu einem Standort die Adresse anzuzeigen, beim Öffnen von „Parken“ sowie beim Tippen auf die Karte. Dabei gehen Suchbegriff bzw. Koordinaten und Ihre IP-Adresse an die OpenStreetMap Foundation. Die OpenStreetMap Foundation sitzt im Vereinigten Königreich. Für Übermittlungen dorthin gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO (verlängert am 19. Dezember 2025, gültig bis 27. Dezember 2031).

Kilometerstand per Foto (ab Version 1.1)

Den Kilometerstand per Foto gibt es derzeit nur in Gruppen, für die wir die Kostenteilung als Testfunktion freigeschaltet haben, und in Gruppen, deren Mitglieder alle unsere interne Testversion nutzen. Statt den Kilometerstand einzutippen, können Sie ihn fotografieren. Dafür fragt die App nach der Kamera-Berechtigung. Das Foto wird nur auf Ihrem Gerät ausgewertet und danach gelöscht; gespeichert wird nur die erkannte Zahl, wie beim Eintippen. Unter iOS nutzt die App dafür die Texterkennung des Betriebssystems (Apple Vision). Unter Android nutzt sie Google ML Kit; das Foto und die Zahl verlassen Ihr Gerät auch dabei nicht, ML Kit übermittelt aber technische Nutzungs- und Leistungsdaten an Google (Gerätehersteller und -modell, Betriebssystem, App-Version, eine Installationskennung, Fehlercodes), die Google zur Diagnose und Verbesserung des Dienstes verwendet. Das geschieht nur, wenn Sie vor dem ersten Foto zugestimmt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können jederzeit stattdessen eintippen und die Zustimmung in den Einstellungen zurücknehmen. Rechtsgrundlage für die Auswertung des Fotos ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gruppen und Ihre Eingaben

Alles, was Sie in eine Gruppe eintragen, können die Mitglieder der Gruppe sehen, je nach Funktion nur die Admins: Namen, Standorte, Notizen, Schlüsselangaben. Wir stellen dafür die App bereit; welche Inhalte eingetragen werden, entscheiden die Mitglieder. Tragen Sie bitte nur Angaben ein, die Sie der Gruppe zeigen dürfen, keine Daten Dritter ohne deren Einverständnis und keine besonders sensiblen Angaben.

Ein optionaler Schlosscode wird unverschlüsselt (im Klartext) gespeichert und ist für alle Mitglieder der Gruppe lesbar; ändern können ihn nur Admins. Tragen Sie keinen Code ein, den Sie nicht allen Mitgliedern anvertrauen würden. Wer den Beitrittscode Ihrer Gruppe kennt, kann der Gruppe beitreten und sieht dann alle Angaben der Gruppe.

Admins können einstellen, dass Namen im Aktivitätsprotokoll nicht angezeigt werden. Die Namen bleiben dabei gespeichert, und Benachrichtigungstexte können den Namen der Person nennen, die etwas ausgelöst hat.

Admins können optional das Kennzeichen eines Fahrzeugs eintragen, damit die Gruppe es eindeutig erkennt. Das Kennzeichen sehen nur die Mitglieder der Gruppe; es wird mit dem Fahrzeug bzw. der Gruppe gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Einstellungen in der App (bevorzugte Fahrzeuge, welche Arten von Benachrichtigungen Sie erhalten möchten, Erinnerungszeit) speichern wir zu Ihrem Konto. Andere Mitglieder sehen sie nicht. Das gilt ab Version 1.1.2; in Version 1.0 liegen Erinnerungszeit und stummgeschaltete Fahrzeuge noch im Mitgliedsdatensatz (siehe Tabelle).

Mit „In den Kalender“ (ab Version 1.1.2) übergibt die App Fahrzeug, Zeitraum und Notiz einer Buchung an die Kalender-App auf Ihrem Gerät, die Sie auswählen. Wir übertragen dabei nichts; was Ihre Kalender-App mit dem Termin macht, richtet sich nach deren Einstellungen.

Benachrichtigen, wenn frei. Ist ein Fahrzeug gerade belegt, können Sie sich ab Version 1.1.2 vormerken lassen. Wir speichern dafür Ihre Nutzer-ID, das Fahrzeug und den Zeitpunkt der Vormerkung und schicken Ihnen einmalig eine Benachrichtigung, sobald das Fahrzeug frei ist. Andere Mitglieder sehen Ihre Vormerkung nicht. Die Vormerkung wird nach der Benachrichtigung gelöscht, spätestens nach 7 Tagen, außerdem sofort, wenn Sie Ihr Konto löschen, die Gruppe verlassen oder das Fahrzeug gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Telefonnummer (freiwillig). Sie können im Profil freiwillig eine Telefonnummer eintragen. In der App sehen Mitglieder Ihrer Gruppe sie, wenn sie ein Fahrzeug buchen, dessen Schlüssel Sie noch haben, damit sie die Übergabe mit Ihnen abstimmen können. Wir speichern die Nummer mit dem Zeitpunkt Ihrer Einwilligung in einem Bereich, den nur Sie und unser Server lesen können; andere Mitglieder sehen nur, dass eine Nummer hinterlegt ist. Die Nummer gibt unser Server erst heraus, wenn ein Mitglied mit einer laufenden oder in den nächsten 7 Tagen beginnenden Buchung des Fahrzeugs, dessen Schlüssel Sie haben, auf „Anrufen“ tippt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Eintragen nach dem Hinweis an der Eingabestelle erteilen. Wheelcrew funktioniert ohne Telefonnummer vollständig. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Nummer im Profil löschen; die Verarbeitung bis dahin bleibt rechtmäßig.

Beitrittsanfragen (ab Version 1.1). Admins können festlegen, dass neue Mitglieder erst nach ihrer Freigabe aufgenommen werden. Treten Sie einer solchen Gruppe bei, speichern wir Ihre Anfrage mit Nutzer-ID, Anzeigename, Sprache und Zeitpunkt; die Admins sehen sie und erhalten eine Benachrichtigung. Entscheidet ein Admin über die Anfrage, löschen wir sie sofort; offene Anfragen löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufgaben und Wartung (Tarif Expert). Zu Aufgaben speichern wir Fahrzeug, Art, Notiz, Status, Fälligkeit, wer sie angelegt, übernommen oder erledigt hat, und Kommentare mit Namen und Zeitpunkt. Admins können Wartungspläne je Fahrzeug anlegen; ist ein Plan fällig, legt die App automatisch eine Aufgabe an und benachrichtigt die zuständigen Mitglieder. Aufgaben löschen wir 30 Tage nach ihrer Erledigung, Wartungspläne mit dem Plan, dem Fahrzeug oder der Gruppe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzungsstatistik (Tarife Pro und Expert)

Die Nutzungsstatistik steht derzeit, wie die Kostenteilung, nur Gruppen zur Verfügung, für die wir sie als Testfunktion freigeschaltet haben, und Gruppen, deren Mitglieder alle unsere interne Testversion nutzen. In den Tarifen Pro und Expert zeigt Wheelcrew eine Statistik zur Nutzung der Fahrzeuge. Sie beruht auf den Buchungen Ihrer Gruppe und auf den Kilometerangaben, die beim Beenden einer Nutzung erfasst werden: in der Regel der abgelesene Tachostand, ersatzweise eine grobe Fahrtklasse. Fehlt beim Beenden einer Nutzung der Kilometerstand, erinnert Wheelcrew Sie an den Nachtrag. Bleibt er aus, kann sich die gefahrene Strecke aus dem Kilometerstand ergeben, den die nächste Person beim Antritt ihrer Buchung einträgt; solche Werte sind als abgeleitet gekennzeichnet und können von Ihnen korrigiert werden. Lässt sich die Strecke auch so nicht ermitteln, zählt die Fahrt nur mit Stunden und wird als ‚ohne km‘ ausgewiesen. Geschätzt wird nichts. Den Kilometerstand verwenden wir für diese Statistik und für die Kostenteilung sowie für Erinnerungen an fällige Wartungen, wenn ein Admin einen Wartungsplan nach Kilometern angelegt hat. Dafür liest der Server nur den letzten Kilometerstand des Fahrzeugs, nicht, wer ihn eingetragen hat. Die Statistik ist kein Fahrtenbuch im Sinne des Steuerrechts und ersetzt kein solches. Sie selbst sehen Ihre eigene Nutzung und die Summe Ihrer Gruppe. Eine nach Mitgliedern aufgeschlüsselte Übersicht mit Namen, Stunden und Kilometern zeigt die App nur den Admins Ihrer Gruppe; in Gruppen mit Kostenteilung können die Mitglieder die Nutzung der anderen technisch abrufen, weil die Abrechnung sie braucht. Rechtsgrundlage für Ihre eigene Übersicht ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Übersicht der Admins Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin, dass eine Gruppe die Nutzung eines gemeinsamen Fahrzeugs nachvollziehen und Kosten nachvollziehbar verteilen kann. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Damit die Statistik auch über längere Zeiträume funktioniert, obwohl wir Buchungen 30 Tage nach ihrem Ende löschen, speichern wir in Gruppen mit Nutzungsstatistik oder Kostenteilung vor der Löschung je Monat, Mitglied und Fahrzeug eine Zusammenfassung (Monatssummen): Stunden, Zahl der Fahrten, Kilometer und die Dauer zusammenhängender Buchungen. Uhrzeiten und Orte gehören nicht dazu. Diese Zusammenfassungen löschen wir mit Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach dem jeweiligen Monat; für Monate, in denen Ihre Gruppe in der Kostenteilung Beträge verrechnet hat, gelten die Fristen der Kostenteilung. Verlassen Sie eine Gruppe, ersetzen wir Ihren Namen darin durch „Ehemaliges Mitglied“. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir Ihre Zusammenfassungen; Ihre Kilometerablesungen bleiben ohne Bezug zu Ihnen als Tachostand am Fahrzeug stehen. Ausgenommen sind Monate, in denen Ihre Gruppe in der Kostenteilung Beträge verrechnet hat (siehe „Kostenteilung“).

Admins können die Übersicht als PDF oder als Tabelle ausgeben. Die Datei entsteht auf dem Gerät; wir speichern sie nicht und erhalten sie nicht. Wohin eine solche Datei geteilt wird, bestimmt die Person, die sie ausgibt; sie ist dafür verantwortlich.

Kostenteilung (ab Version 1.1)

Die Kostenteilung steht derzeit nur Gruppen zur Verfügung, für die wir sie als Testfunktion freigeschaltet haben, und Gruppen, deren Mitglieder alle unsere interne Testversion nutzen. Gruppen können in Wheelcrew die Kosten eines gemeinsam genutzten Fahrzeugs aufteilen. Wheelcrew rechnet nur aus, wer wem was schuldet; Zahlungen wickeln wir nicht ab und Bankdaten speichern wir nicht. Je nach gewählter Form speichern wir in der Gruppe: die Kostenregeln (Posten, Besitzform und Besitzanteile mit Datum und dem Admin, der sie angegeben hat, wer die Fixkosten zahlt, Rollen und welche Mitglieder an den Kosten beteiligt sind, fester Monatsbeitrag, Rücklage), Auslagen und Schäden mit Betrag, Datum, Notiz und bei Schäden der Person, die ihn verursacht hat, Fahrten mit Kilometerstand und Zeit, Meldungen „bezahlt“ und deren Bestätigung, Einsprüche, Kenntnisnahmen, Monatsabschlüsse, Nachträge, Hinweise zu gelöschten Auslagen und ein Protokoll der Änderungen durch Admins. Beim Monatsabschluss speichern wir das Ergebnis des Monats als feste Abrechnung. Ändert sich danach etwas an einem abgeschlossenen Monat, etwa durch eine nachgetragene oder gelöschte Auslage, verrechnen wir den Unterschied je Person als Nachtrag im nächsten offenen Monat; wird Ihre Auslage gelöscht oder korrigiert, zeigt die App Ihnen einen Hinweis. Was ein Mitglied in der Kostenteilung einträgt, sehen die Mitglieder der Gruppe, soweit die App es ihnen anzeigt; die Einzelheiten anderer Personen sehen je nach Einstellung nur Admins.

Kontoabgleich (Tarif Expert). Sie können eine Umsatzliste aus Ihrem Online-Banking als Text einfügen, um Zahlungen den offenen Posten zuzuordnen. Die Liste wird nur im Arbeitsspeicher Ihres Geräts abgeglichen und weder gespeichert noch an uns übertragen; gespeichert wird nur, welcher Posten als bezahlt gilt. Wheelcrew greift nicht auf Ihr Konto zu.

Export. Admins können die Abrechnung der Gruppe, Mitglieder ihre eigene Abrechnung als CSV- oder PDF-Datei erstellen und über das Teilen-Menü Ihres Geräts weitergeben. Die Datei enthält Namen und Beträge. Über die Weitergabe entscheiden Sie selbst; für die weitere Verwendung der Datei ist verantwortlich, wer sie weitergibt. Mitglieder können ihre eigenen Abrechnungs- und Nutzungsdaten jederzeit exportieren, Admins die Daten der ganzen Gruppe. Vor dem Löschen nach Ablauf der Frist erinnern wir Admins per Hinweis in der App und per Push-Nachricht (30 und 7 Tage vorher), damit die Gruppe ihre Daten vorher exportieren kann. Exportierte Dateien liegen dann bei Ihnen; dafür sind Sie selbst verantwortlich.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die von der Gruppe gewählte Kostenteilung), für die Anzeige gegenüber Admins Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (nachvollziehbare Abrechnung in der Gruppe). Wir löschen die Kostendaten bis zum Ende des dritten Jahres nach dem jeweiligen Monatsabschluss, weil Forderungen unter Mitgliedern so lange geltend gemacht werden können. Wird ein Monat nie abgeschlossen, löschen wir seine Kostendaten und Monatssummen spätestens am Ende des dritten Kalenderjahres nach diesem Monat. Treten Sie aus der Gruppe aus oder löschen Sie Ihr Konto, ersetzen wir Ihren Namen in den Kostendaten durch „Ehemaliges Mitglied“ und lösen die Verknüpfung mit Ihrem Konto (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Damit die Abrechnung der übrigen Mitglieder stimmt, bleiben in diesem Fall auch die Monatssummen Ihrer Nutzung (Stunden, Fahrten, Kilometer) für Monate erhalten, in denen Ihre Gruppe die Kostenteilung genutzt hat, ohne Ihren Namen. Als solche Monate gelten nur Monate, in denen Ihre Gruppe Beträge verrechnet hat, etwa Fixkosten, Auslagen, Anteile oder einen festen Monatsstand; schreibt sie nur Zeit und Kilometer mit, gelten die Regeln der Nutzungsstatistik. Das ist keine Anonymisierung: Die übrigen Mitglieder können oft noch erkennen, wer gemeint war.

Verleihen und Bieterrunde (Testfunktionen). In einzelnen Gruppen, deren Mitglieder alle unsere interne Testversion nutzen und für die wir sie freigeschaltet haben, gibt es außerdem zwei Funktionen. Beim Verleihen stellt ein Mitglied, dem ein Fahrzeug gehört, es anderen Mitgliedern zu einem Preis je Kilometer, Stunde oder Tag zur Verfügung, den ein Admin einträgt. Wir speichern dazu am Fahrzeug, wem es gehört, und die Preise; die Fahrten ergeben sich aus den Buchungen und Kilometerständen, den Betrag je Fahrt berechnet die App. In den Monatssummen bleiben je Fahrt Dauer und Kilometer ohne Uhrzeit. Die Fahrten mit Betrag zeigt die App der besitzenden Person und den Admins, jedem Mitglied seine eigenen. In Gruppen mit Kostenteilung können alle Mitglieder die Fahrten technisch abrufen, weil die Abrechnung sie braucht. In der Bieterrunde können Mitglieder Gebote für die Übernahme von Anteilen an einem Fahrzeug abgeben; wir speichern Gebot, Runde, Zeitpunkt und Namen. Die Gebote sehen die Admins und im Tarif Expert alle Mitglieder. Ob und zu welchem Preis Anteile übernommen werden, vereinbaren die Mitglieder selbst; Wheelcrew ist daran nicht beteiligt. Wheelcrew rechnet in beiden Fällen nur; Zahlungen wickeln wir nicht ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es gelten die Speicherfristen und die Regeln zum Austritt und zur Kontolöschung aus diesem Abschnitt.

Die Kostenteilung ist eine Rechenhilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung und kein Fahrtenbuch für Steuerzwecke.

Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, speichern wir ein Push-Token Ihres Geräts. Wir senden damit Hinweise zu Ihrer Gruppe: neuer Standort, neue Buchung, Erinnerungen, Ende oder Überziehung einer Buchung ohne festes Ende, Schlüssel bereit zur Abholung, neue Aufgaben, auch solche, die die App aus einem Wartungsplan automatisch anlegt, und Nachrichten von Admins, ab Version 1.1.2 außerdem der Hinweis, dass ein Fahrzeug frei ist, wenn Sie ihn angefordert haben; Admins erhalten außerdem Beitrittsanfragen und Erinnerungen, bevor Gruppendaten nach Ablauf der Fristen gelöscht werden. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst von Expo (650 Industries, Inc., USA) und dann über Firebase Cloud Messaging von Google (Android) oder den Apple Push Notification Service (iOS). Expo erhält das Push-Token und den Nachrichtentext. Die Nachrichtentexte können Namen, Adressen und Uhrzeiten enthalten und erscheinen je nach Einstellung Ihres Geräts auch auf dem Sperrbildschirm. Wir löschen das Push-Token, wenn Sie sich abmelden, die Gruppe verlassen oder Ihr Konto löschen und wenn es 90 Tage nicht genutzt wurde; ungültig gewordene Token entfernen wir ebenfalls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; der Zugriff auf das Gerät für das Push-Token ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Benachrichtigungsfreigabe ist eine technische Berechtigung Ihres Betriebssystems, die Sie in den Systemeinstellungen ausschalten können; einzelne Fahrzeuge können Sie in der App stummschalten.

Ab Version 1.1.2 können Sie in den Einstellungen einzelne Arten von Benachrichtigungen abschalten (Buchungen, Abstellen, Aufgaben, Nachrichten der Gruppe). Hinweise, die Sie selbst betreffen, bleiben an: Erinnerungen an Ihre eigenen Buchungen, sofern Sie sie eingestellt haben, Schlüsselübergaben, die Bitte, einen Standort nachzutragen, Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, die Bitte, ein Fahrzeug zurückzubringen, und Benachrichtigungen, die Sie selbst angefordert haben, etwa wenn ein Fahrzeug frei wird. Alle Benachrichtigungen können Sie außerdem in den Systemeinstellungen Ihres Geräts abschalten.

Käufe und Abos

Die Tarife Pro und Expert sowie Trinkgelder kaufen Sie nur über Google Play oder den Apple App Store. Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Zur Verwaltung der Abos nutzen wir RevenueCat, Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter. RevenueCat erhält die Gruppen-ID als App-Nutzer-ID, Kaufbelege der Stores, Angaben zu Gerätetyp und Betriebssystem und technisch bedingt die IP-Adresse. Es gelten die vertraglichen Löschfristen von RevenueCat; auf Anfrage veranlassen wir die Löschung. Meldet RevenueCat einen Kauf oder das Ende eines Abos, setzt unsere Cloud Function den Tarif der Gruppe entsprechend. Läuft ein Abo aus, fällt die Gruppe auf den kostenlosen Tarif zurück oder, bei einem Wechsel von Expert zu Pro, auf Pro. Die Daten der Gruppe bleiben dabei vollständig gespeichert und werden nicht gelöscht; einzelne Funktionen des höheren Tarifs stehen dann nicht mehr zur Verfügung. Das Abo gilt für die Gruppe, nicht für eine einzelne Person. Jedes Mitglied kann es kaufen; abgebucht wird vom Store-Konto der kaufenden Person. Verlässt diese Person die Gruppe, läuft das Abo für die Gruppe weiter, bis es im Store gekündigt wird. Ein Trinkgeld schaltet keine Funktion frei.

Bevor Sie ein Abo kaufen, fragt die App Ihre ausdrückliche Zustimmung zum sofortigen Beginn ab und weist Sie auf die Folgen für Ihr Widerrufsrecht hin. Als Nachweis speichern wir den Zeitpunkt, den Tarif, die Gruppe, Ihre Nutzer-ID, das gewählte Store-Produkt, das Betriebssystem (Android oder iOS), die Fassung des angezeigten Wortlauts und die beiden Bestätigungen. Zahlungsdaten und Preise gehören nicht dazu. Der Nachweis entsteht, bevor sich der Kaufdialog des Stores öffnet; brechen Sie den Kauf dort ab, bleibt er trotzdem bestehen. Er wird nur von unserem Server geschrieben und ist in der App nicht abrufbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse, die Zustimmung nachzuweisen und Ansprüche abzuwehren). Wir bewahren den Nachweis bis drei Jahre nach Ende des Abos auf; Sie können der Verarbeitung widersprechen.

Wenn Sie eingeladen wurden

Wenn ein Admin Sie per E-Mail-Adresse einlädt, haben wir Ihre E-Mail-Adresse von dieser Person. Wir speichern sie klein geschrieben zusammen mit den vorgesehenen Rollen und einem Einladungstoken, damit Sie der Gruppe beitreten können. Der Beitritt gelingt nur mit bestätigter E-Mail-Adresse. Die Einladung gilt 7 Tage; danach löschen wir die Einladungsdaten. Früher gelöscht werden sie, sobald Sie beitreten, wenn ein Admin die Einladung entfernt oder auf Ihre Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir und die Gruppe haben ein berechtigtes Interesse daran, dass nur berechtigte Personen beitreten. Sie können widersprechen und die Löschung verlangen. Alternativ kann eine Gruppe den Beitritt über einen Einladungscode erlauben.

Empfänger und Drittländer

Soweit wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework stützen, beruht das auf dem Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 der EU-Kommission vom 10. Juli 2023. Standardvertragsklauseln sind Verträge nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage. Ob ein US-Unternehmen zertifiziert ist, zeigt die Liste auf dataprivacyframework.gov.

Die Webansicht und unsere Webseiten (Impressum, Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen, Seite zum Löschen des Kontos, Einladungsseite, Seite „Sicherheit und Updates“) liegen bei Firebase Hosting unter wheelcrew.app und parkli-5f157.web.app. Beim Aufruf verarbeitet Google technisch notwendige Verbindungsdaten in Server-Protokollen. Die Speicherdauer bestimmt Google; nach den Angaben von Google zu Firebase Hosting werden IP-Adressen dort einige Monate aufbewahrt, um Missbrauch zu erkennen. Wir setzen auf diesen Seiten keine Cookies und keine Dienste zur Reichweitenmessung ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Seiten sicher und zuverlässig bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherung auf Ihrem Gerät

Wheelcrew speichert auf Ihrem Gerät oder in Ihrem Browser Daten, die für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind: die Anmeldesitzung, die gewählte Sprache, die zuletzt aktive Gruppe, einen Zwischenspeicher der Gruppenliste (ab Version 1.1 auch den zuletzt geladenen Stand Ihrer Gruppe, damit die App ohne Verbindung starten kann; er wird beim Abmelden und beim Löschen des Kontos gelöscht), Markierungen, ob Hinweise schon angezeigt wurden, im kostenlosen Tarif, wie oft Sie die Statistik heute aufgerufen haben, welche Kommentare zu Aufgaben Sie schon gelesen haben, ob Sie der Texterkennung unter Android zugestimmt haben, und Ihre Bestätigung beim ersten Start (Zeitpunkt, bestätigtes Mindestalter und Fassung des Hinweises); diese Bestätigung bleibt auf dem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig. Die App selbst setzt keine Cookies. Sie entfernen die Daten durch Abmelden, Löschen der App-Daten oder Deinstallation. Werden Sie aus einer Gruppe entfernt oder wird sie gelöscht, löscht die App die gespeicherten Daten dieser Gruppe auf Ihrem Gerät. Diese Daten liegen unverschlüsselt im App-Speicher Ihres Geräts. Schützen Sie Ihr Gerät mit einer Bildschirmsperre.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir löschen die Daten nach diesen Fristen: das Aktivitätsprotokoll nach 180 Tagen; Aufgaben 30 Tage nach ihrer Erledigung, Sperrzeiten 30 Tage nach ihrem Ende; Einladungen 7 Tage nach dem Versand; Vormerkungen „Benachrichtigen, wenn frei“ nach der Benachrichtigung, spätestens nach 7 Tagen; offene Beitrittsanfragen nach 30 Tagen; Monatssummen der Nutzung mit Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach dem Monat; Daten der Kostenteilung bis zum Ende des dritten Jahres nach dem Abschluss der jeweiligen Abrechnung, spätestens am Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Monat, auch ohne Abschluss; Push-Kennungen nach 90 Tagen ohne Nutzung und außerdem, sobald Sie sich abmelden; den Nachweis Ihrer Zustimmung beim Abo-Kauf drei Jahre nach Ende des Abos und, wenn kein Kauf zustande kam, nach 30 Tagen.

Buchungen löschen wir 30 Tage nach ihrem Ende. In Gruppen mit Nutzungsstatistik oder Kostenteilung gilt: Schließen mehrere Buchungen derselben Person mit höchstens 6 Stunden Abstand aneinander an, löschen wir sie gemeinsam 30 Tage nach dem Ende der letzten, spätestens 60 Tage nach dem Ende der einzelnen Buchung. Vorher übernehmen wir Stunden, Fahrten und Kilometer in die Monatssummen.

Anonyme Konten (ohne E-Mail-Adresse, Google- oder Apple-Anmeldung), die keiner Gruppe angehören, löschen wir 30 Tage nach ihrer Erstellung bzw. nach dem Verlassen der letzten Gruppe. Gruppen, in denen seit 12 Monaten niemand etwas eingetragen, gebucht oder geändert hat, löschen wir mit allen ihren Daten; die Admins erinnern wir vorher in der App und per Push-Nachricht (30 und 7 Tage vorher), damit sie die Daten exportieren können.

Der Besitzer oder ein Admin kann Einträge jederzeit vorher löschen; mit dem Fahrzeug, der Gruppe oder Ihrem Konto werden sie ebenfalls gelöscht, soweit in den Abschnitten „Nutzungsstatistik“ und „Kostenteilung“ nichts anderes steht. Die übrigen Angaben bleiben, solange die Gruppe besteht oder bis zur Löschung des Kontos, soweit in der Tabelle oben nichts anderes steht.

Löschung Ihres Kontos

Sie können Ihr Konto in der App unter Einstellungen → Konto-Einstellungen → „Konto und Daten löschen“ oder über die Seite „Konto löschen“ auf wheelcrew.app löschen. Für jede Ihrer Gruppen passiert dann Folgendes: Ihr Mitgliedsdatensatz, Ihre Einstellungen, Ihre Telefonnummer, Ihre Vormerkungen, Ihre Buchungen und Ihre Einträge im Aktivitätsprotokoll werden gelöscht, Ihr Name an Standort- und Schlüsselangaben wird durch „–“ ersetzt, und Ihr Konto wird entfernt. In Gruppen, die in der Kostenteilung Beträge verrechnet haben, bleiben Ihre Abrechnungsdaten und die Monatssummen dieser Monate ohne Ihren Namen erhalten (siehe „Kostenteilung“); Ihre übrigen Monatssummen löschen wir; Ihre Kilometerablesungen bleiben ohne Bezug zu Ihnen als Tachostand am Fahrzeug stehen (siehe „Nutzungsstatistik“). Waren Sie das letzte Mitglied, wird die Gruppe mit allen Daten gelöscht.

Ihr Name in Aufgaben, Sperrzeiten, in der Angabe „zuletzt erledigt“ am Fahrzeug, in Einträgen anderer Mitglieder, die sich auf Sie beziehen, und Freitext in Kommentaren bleiben bestehen; das bereinigen wir nicht automatisch, auf Anfrage entfernen wir es. Eine Funktion zum Löschen einer ganzen Gruppe gibt es nicht. Der Nachweis Ihrer Zustimmung beim Abo-Kauf (siehe „Käufe und Abos“) wird dabei nicht gelöscht, weil er gerade dem Nachweis dient; er wird nach der dort genannten Frist entfernt. Verlassen Sie eine Gruppe, ohne Ihr Konto zu löschen, werden nur Ihr Mitgliedsdatensatz, Ihre Einstellungen, Ihre Telefonnummer und Ihre Vormerkungen entfernt; Ihre Eingaben und Ihr Name darin bleiben dann ebenfalls bestehen, außer in den Daten der Kostenteilung und den Monatssummen der Nutzung, in denen wir Ihren Namen durch „Ehemaliges Mitglied“ ersetzen.

Pressekontakte

Um Redaktionen Themen vorzuschlagen oder Pressemitteilungen zu schicken, verarbeiten wir veröffentlichte Redaktionsadressen (E-Mail-Adresse, Name des Mediums, Fundstelle und Abrufdatum) und, wenn eine Redaktion antwortet, den Inhalt der Korrespondenz. Die Adressen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa dem Impressum oder der Kontaktseite des Mediums. Schreiben wir über ein Kontaktformular der Redaktion, verarbeiten wir nur, was Sie uns antworten. Wir nutzen eine Adresse für keine weiteren Zusendungen; wir speichern sie nur, um den Kontakt zu belegen und einen Wunsch, nicht mehr angeschrieben zu werden, zu beachten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Pressearbeit für Wheelcrew. Wir löschen die Angaben, wenn der Austausch abgeschlossen ist, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, und sofort, wenn Sie es verlangen. Wünschen Sie keine weiteren Vorschläge, speichern wir nur Ihre Adresse auf einer Sperrliste, damit wir Ihnen nicht erneut schreiben. Unser E-Mail-Postfach stellt Google bereit (Gmail). Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Schreiben Sie uns für alle Anliegen an adjadevelop@gmail.com. Eine Kopie Ihrer Daten können Sie per E-Mail an adjadevelop@gmail.com anfordern; wir antworten binnen eines Monats. In Gruppen mit Kostenteilung können Sie Ihre eigenen Abrechnungs- und Nutzungsdaten außerdem in der App unter Kostenteilung (je nach Einrichtung „Fahrten und Kosten“) → „Daten exportieren“ selbst exportieren (siehe „Kostenteilung“).

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, auch über „Feedback an den Entwickler“ in den Einstellungen der App, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht, bei „Feedback an den Entwickler“ außerdem die vorausgefüllten Angaben zu App-Version, Betriebssystem und Sprache), um Ihr Anliegen zu bearbeiten oder eine Meldung zu prüfen. Der Knopf öffnet nur das E-Mail-Programm Ihres Geräts; gesendet wird erst, wenn Sie selbst auf Senden tippen, und die App überträgt dabei nichts selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO, bei Meldungen rechtswidriger Inhalte Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Digital Services Act. Wir löschen die Korrespondenz, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht oder Rechtsansprüche entgegenstehen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Aktivitätsprotokoll, Statistik, Ableitung von Kilometern aus der Ablesung der nächsten Person, Anzeige der Kostenteilung gegenüber Admins, Wochenzählung, technische Protokolle, Bereitstellung unserer Webseiten, Einladungen, Angaben über andere Mitglieder, Nachweis Ihrer Zustimmung beim Abo-Kauf, Bearbeitung Ihrer E-Mails, soweit sie nicht der Vertragserfüllung dient, Pressekontakte), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht zu Werbezwecken.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Die Angabe der Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, für die jeweilige Funktion aber erforderlich: Ohne Standortfreigabe funktionieren die Standortfunktionen nicht, ohne Benachrichtigungsfreigabe erhalten Sie keine Push-Nachrichten, ohne Kamerafreigabe tippen Sie den Kilometerstand ein. Automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Wheelcrew oder die Rechtslage ändern. Bei Abweichungen gilt die deutsche Fassung.

Privacy policy

Last updated: 6 November 2026

The German version of this policy is the authoritative one; this English version is provided for convenience.

In short

• Wheelcrew helps groups coordinate shared vehicles. What you enter in a group is visible to the members of that group.
• You can start Wheelcrew without an email address and password (anonymous sign-in with a user ID). The app asks for your location only in the foreground and only when you open “Park” or tap another location function.
• We do not include any advertising, analytics or crash-reporting services (on Android, the text recognition for the odometer photo sends technical usage data to Google after your consent, see “Mileage by photo”) and do not set cookies.
• Purchases go through Google Play and the Apple App Store only. We do not receive payment data.

Controller

Adrian Bürkner (trading name: AJ-Dev), Nonnenstraße 11, 04229 Leipzig, Germany. Email: adjadevelop@gmail.com, phone: +49 160 92601712. No data protection officer has been appointed because there is no legal requirement to do so; please send data protection enquiries to the email address above.

This policy applies to the Wheelcrew app (Android, iOS and the web view at wheelcrew.app/app) and to our web pages at wheelcrew.app and parkli-5f157.web.app (the second address comes from the app's former name). Wheelcrew is intended for people aged 16 and over. When you first start the app we ask you to confirm your age; we do not verify it. If you know that a person under 16 is using Wheelcrew, write to us; we will delete that person's data.

Who is responsible for what

We are the controller for your account, the management of groups, purchases, the activity log and the security of the app. This also applies if you use Wheelcrew purely privately with family or friends: the household exemption applies to your personal use, but we remain responsible for providing the platform.

If you use Wheelcrew for an association, a company or a similar organisation, the organisation is responsible for the content of its group (vehicles, locations, bookings, tasks and similar) and for how it handles its members' data; we then process this group content on its behalf. We conclude the data processing agreement required for this with the organisation on request; please write to us at the email address above before you start using it.

Which data we process and why

We process details you enter about other members (for example a name in a booking) on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR: the group has a legitimate interest in coordinating shared use. If other members enter details about you, we learn them from those members; you have the same rights as for your own data.

With “Sign in with Apple” we receive a user identifier and your email address from Apple; Apple transmits your name only at the first sign-in and only if you share it. If you choose “Hide My Email” with Apple, we receive an Apple relay address (…@privaterelay.appleid.com) instead of your address; Apple forwards messages sent to that address to you. The sign-in runs directly on your device through Apple; Apple learns that you are signing in to Wheelcrew.

Once a week, our server counts how many groups, vehicles and bookings there are and which plans are used. Only overall totals are stored, without reference to individual people or groups; they help us plan our service (Art. 6(1)(f) GDPR).

Location and maps

Wheelcrew asks for your precise location only in the foreground and only on your action: when you open “Park” or tap “Parked here”, when you set your own location as a key location and when you centre the map on your location. There is no tracking in the background or continuously.

For "Parked here" we store coordinates, the address derived from them, your note, the time and your name. Address, note, time and name (without coordinates) are also written to the activity log. All members of the group see the location. The vehicle therefore shows where it was last parked, not where you are right now; it does, however, show where you were when you parked, and the activity log keeps the address and time for 180 days. If the location changes by at least 30 metres, we send the other members a notification, at most every 10 minutes per vehicle.

The address for the coordinates is determined by your operating system's address service (iOS: Apple; Android: usually Google, depending on the device). The coordinates go there; the legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. The web view has no such address service: there, in version 1.0, we store the coordinates as text; from version 1.1, OpenStreetMap determines the address (see below), as it also does on Android devices without Google services. The location permission is a technical permission of your operating system that you can withdraw at any time in the system settings; the location functions then stop working.

For the map display the Android app uses Google Maps, the iOS app uses Apple Maps and the web view uses a map from OpenStreetMap. These providers receive technically necessary data such as your IP address and device and are each responsible themselves (privacy policies: policies.google.com/privacy, apple.com/legal/privacy, osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). In the app, your device retrieves the map data directly from the provider; the legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR, as the map is necessary for the app’s location features. The Google Maps/Google Earth Additional Terms of Service also apply to Google Maps. If you tap "Route", Google Maps opens; Google's privacy policy applies from then on.

On Android devices without Google services, the app determines your location using Android's own location service and shows a list instead of the map. If you tap “Open in maps app”, the app passes the coordinates and the vehicle's name to the maps app you choose. What that app does with them is governed by its own terms. If no maps app is installed, the map on openstreetmap.org opens in your browser; the OpenStreetMap Foundation then receives the coordinates and your IP address.

In the web view we use your browser's location function only if you tap a location function and your browser allows access. Your browser loads the map tiles directly from OpenStreetMap; OpenStreetMap sees your IP address. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (interest in a working map display in the browser). From version 1.1 the following also applies in the web view: if you use the address search, your browser queries the Nominatim service of the OpenStreetMap Foundation directly; we operate no server of our own for this and do not store your search terms. For a search, the search term and your browser language go to OpenStreetMap. If you select a point (a search result, a point on the map or "My location"), the coordinate pair of that point goes to OpenStreetMap so that the matching address can be determined. In doing so the OpenStreetMap Foundation also sees your IP address, your browser type and the page the request comes from, and is responsible itself (osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). The requests are made only when you expressly start a search, select a point or open “Park”; in that case we look up the address of your location once. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR, because you trigger the search yourself and the result is needed for the function. Enter only search terms that you are happy to pass on. Only the result (coordinates and address line) is stored in the vehicle record.

In the web view and on Android devices without Google services, the app looks up addresses using OpenStreetMap Nominatim: when you search for an address and, to show the address of a location, when you open “Park” or tap the map. Your search term or coordinates and your IP address are sent to the OpenStreetMap Foundation. The OpenStreetMap Foundation is based in the United Kingdom. Transfers there are covered by an adequacy decision of the European Commission under Art. 45 GDPR (renewed on 19 December 2025, valid until 27 December 2031).

Mileage by photo (from version 1.1)

Mileage by photo is currently only available in groups for which we have enabled cost sharing as a test feature and in groups whose members all use our internal test version. Instead of typing the mileage, you can photograph it. The app asks for camera permission for this. The photo is analysed only on your device and then deleted; only the recognised number is stored, as when typing. On iOS the app uses the operating system's text recognition (Apple Vision). On Android it uses Google ML Kit; the photo and the number do not leave your device there either, but ML Kit transmits technical usage and performance data to Google (device manufacturer and model, operating system, app version, an installation identifier, error codes), which Google uses to diagnose and improve the service. This only happens if you agreed before the first photo (Section 25(1) TDDDG, Art. 6(1)(a) GDPR); you can always type instead and withdraw your consent in the settings. The legal basis for analysing the photo is Art. 6(1)(b) GDPR.

Groups and what you enter

Everything you enter in a group can be seen by the group's members, depending on the function only by the admins: names, locations, notes, key details. We provide the app for this; the members decide what is entered. Please enter only details that you may show to the group, no data of third parties without their consent and no particularly sensitive information.

An optional lock code is stored unencrypted (in plain text) and can be read by all members of the group; only admins can change it. Do not enter a code that you would not entrust to all members. Anyone who knows your group's join code can join the group and then sees everything the group has entered.

Admins can set names not to be shown in the activity log. The names remain stored, and notification texts can name the person who triggered something.

Admins can optionally enter a vehicle's licence plate so that the group can identify it clearly. Only group members can see the licence plate; it is deleted together with the vehicle or the group. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

We store your in-app settings (favourite vehicles, which types of notifications you want to receive, reminder time) with your account. Other members cannot see them. This applies from version 1.1.2; in version 1.0, reminder time and muted vehicles are still stored in the member record (see table).

With ‘Add to calendar’ (from version 1.1.2), the app passes the vehicle, time and note of a booking to the calendar app of your choice on your device. We do not transmit anything in the process; what your calendar app does with the entry depends on its settings.

Notify me when free. If a vehicle is in use, you can ask to be notified (from version 1.1.2). For this we store your user ID, the vehicle and the time of your request, and send you a one-time notification as soon as the vehicle is free. Other members cannot see your request. It is deleted after the notification, at the latest after 7 days, and immediately if you delete your account, leave the group or the vehicle is deleted. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

Phone number (optional). You can optionally enter a phone number in your profile. In the app, members of your group see it when they book a vehicle whose key you still hold, so that they can arrange the handover with you. We store the number together with the time of your consent in an area that only you and our server can read; other members only see that a number has been entered. Our server only releases the number when a member who has a current booking of the vehicle whose key you hold, or one starting within the next 7 days, taps “Call”. The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), which you give by entering it after the notice at the input field. Wheelcrew works fully without a phone number. You can withdraw your consent at any time with effect for the future by deleting the number in your profile; processing until then remains lawful.

Join requests (from version 1.1). Admins can require that new members are only added after their approval. If you join such a group, we store your request with your user ID, display name, language and time; the admins can see it and receive a notification. Once an admin decides on the request, we delete it immediately; open requests are deleted after 30 days. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

Tasks and maintenance (Expert plan). For tasks we store the vehicle, type, note, status, due date, who created, took on or completed them, and comments with name and time. Admins can set up maintenance plans per vehicle; when a plan is due, the app automatically creates a task and notifies the responsible members. We delete tasks 30 days after completion, and maintenance plans together with the plan, the vehicle or the group. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

Usage statistics (Pro and Expert plans)

Like cost sharing, usage statistics are currently only available to groups for which we have enabled them as a test feature and to groups whose members all use our internal test version. In the Pro and Expert plans, Wheelcrew shows statistics on how the vehicles are used. They are based on your group's bookings and on the mileage recorded when a use ends: normally the odometer reading, otherwise a rough trip class. If the mileage is missing when a use ends, Wheelcrew reminds you to add it. If it is not added, the distance driven may be derived from the odometer reading that the next person enters when starting their booking; such values are marked as derived and can be corrected by you. If the distance cannot be determined that way either, the trip counts with hours only and is shown as ‘no km’. Nothing is estimated. We use the mileage for these statistics and for cost sharing and for reminders of due maintenance if an admin has set up a mileage-based maintenance plan. For this, the server only reads the vehicle's latest mileage, not who entered it. These statistics are not a logbook within the meaning of German tax law and do not replace one. You see your own usage and your group's total. A breakdown by member, with names, hours and kilometres, is shown by the app only to your group's admins; in groups with cost sharing, members can technically retrieve the others' usage because the calculation needs it. The legal basis for your own overview is Art. 6(1)(b) GDPR, and for the admins' overview Art. 6(1)(f) GDPR; the legitimate interest is that a group can follow how a shared vehicle is used and share costs transparently. You may object to this processing under Art. 21 GDPR.

So that the statistics also work over longer periods, although we delete bookings 30 days after they end, we store in groups with usage statistics or cost sharing, before deletion, a summary per month, member and vehicle (monthly totals): hours, number of trips, kilometres and the duration of consecutive bookings. Times of day and locations are not included. We delete these summaries at the end of the second calendar year following the month concerned; for months in which your group settled amounts in cost sharing, the cost sharing retention periods apply. If you leave a group, we replace your name in them with “Former member”. If you delete your account, we delete your summaries; your odometer readings remain on the vehicle as its odometer reading, without any link to you. This does not apply to months in which your group settled amounts in cost sharing (see “Cost sharing”).

Admins can output the overview as a PDF or a table. The file is created on the device; we do not store it and do not receive it. Where such a file is shared is decided by the person who creates it, and they are responsible for that.

Cost sharing (from version 1.1)

Cost sharing is currently only available to groups for which we have enabled it as a test feature and to groups whose members all use our internal test version. Groups can split the costs of a shared vehicle in Wheelcrew. Wheelcrew only calculates who owes whom what; we do not process payments and do not store bank details. Depending on the chosen form, we store within the group: the cost rules (items, form of ownership and ownership shares with the date and the admin who entered them, who pays the fixed costs, roles and which members share the costs, fixed monthly contribution, reserve), expenses and damage with amount, date, note and, for damage, the person who caused it, trips with mileage and time, “paid” notices and their confirmation, objections, acknowledgements, monthly closings, adjustments, notices about deleted expenses and a log of changes made by admins. When a month is closed, we store its result as a fixed statement. If something changes for a closed month later, for example an expense added or deleted afterwards, we settle the difference per person as an adjustment in the next open month; if your expense is deleted or corrected, the app shows you a notice. What a member enters in cost sharing is visible to the members of the group as far as the app shows it to them; depending on the settings, other people's details are visible only to admins.

Bank matching (Expert plan). You can paste a transaction list from your online banking as text to match payments to open items. The list is matched only in your device's memory and is neither stored nor transmitted to us; only which item counts as paid is stored. Wheelcrew does not access your account.

Export. Admins can create the group's statement, members their own statement, as a CSV or PDF file and share it via your device's share menu. The file contains names and amounts. You decide whether to share it; whoever shares the file is responsible for its further use. Members can export their own cost-sharing and usage data at any time, and admins can export the data of the whole group. Before data is deleted at the end of the retention period, we remind admins with an in-app notice and a push notification (30 and 7 days in advance) so the group can export its data first. Exported files are then in your hands and your own responsibility.

Legal basis and retention. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (the cost sharing chosen by the group), and for display to admins Art. 6(1)(f) GDPR (transparent accounting within the group). We delete cost data by the end of the third year after the relevant monthly closing, because claims between members can be asserted for that long. If a month is never closed, we delete its cost data and monthly totals at the latest at the end of the third calendar year after that month. If you leave the group or delete your account, we replace your name in the cost data with “Former member” and remove the link to your account (Art. 17(3)(e) GDPR). So that the other members' cost sharing stays correct, the monthly totals of your usage (hours, trips, kilometres) for months in which your group used cost sharing are also kept in this case, without your name. Only months in which your group settled amounts, such as fixed costs, expenses, shares or a fixed monthly statement, count as such months; if the group only logs time and mileage, the rules for usage statistics apply. This is not anonymisation: the other members can often still tell who was meant.

Lending and bidding round (test features). In individual groups whose members all use our internal test version and for which we have enabled them, there are also two further features. With lending, a member who owns a vehicle makes it available to other members at a price per kilometre, hour or day entered by an admin. For this we store on the vehicle who owns it and the prices; the trips result from the bookings and odometer readings, and the app calculates the amount per trip. The monthly totals keep the duration and kilometres of each trip without the time of day. The app shows the trips with amounts to the owner and the admins, and each member their own. In groups with cost sharing, all members can technically retrieve the trips because the calculation needs them. In the bidding round, members can place bids for taking over shares in a vehicle; we store the bid, round, time and name. The bids are visible to the admins and, on the Expert plan, to all members. Whether and at what price shares are taken over is agreed by the members themselves; Wheelcrew is not involved. In both cases Wheelcrew only calculates; we do not process payments. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. The retention periods and the rules on leaving and deleting your account from this section apply.

Cost sharing is a calculation aid, not legal or tax advice, and not a logbook for tax purposes.

Notifications

If you allow notifications, we store a push token of your device. We use it to send notices about your group: new location, new booking, reminders, end or overrun of a booking without a fixed end, key ready for pick-up, new tasks, including tasks the app creates automatically from a maintenance plan, and messages from admins, and from version 1.1.2 also the notice that a vehicle is free if you requested it; admins also receive join requests and reminders before group data is deleted at the end of the retention periods. Delivery runs through the push service of Expo (650 Industries, Inc., USA) and then through Firebase Cloud Messaging by Google (Android) or the Apple Push Notification Service (iOS). Expo receives the push token and the message text. The message texts can contain names, addresses and times and, depending on your device settings, also appear on the lock screen. We delete the push token when you sign out, when you leave the group, when you delete your account and when it has not been used for 90 days; tokens that have become invalid are removed as well. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR; access to the device for the push token is strictly necessary for the service you requested (Section 25(2) no. 2 TDDDG). The notification permission is a technical permission of your operating system that you can switch off in the system settings; you can mute individual vehicles in the app.

From version 1.1.2, you can switch off individual types of notifications in the settings (bookings, parking, tasks, group messages). Notices that concern you directly stay on: reminders of your own bookings if you set them, key handovers, requests to add a location, tasks assigned to you, requests to return a vehicle, and notifications you requested yourself, such as when a vehicle becomes free. You can also switch off all notifications in your device's system settings.

Purchases and subscriptions

You buy the Pro and Expert plans and tips only through Google Play or the Apple App Store. We do not receive payment data. To manage subscriptions we use RevenueCat, Inc. (USA) as processor. RevenueCat receives the group ID as app user ID, purchase receipts from the stores, device type and operating system details and, for technical reasons, the IP address. RevenueCat's contractual deletion periods apply; on request we initiate deletion. When RevenueCat reports a purchase or the end of a subscription, our Cloud Function sets the group's plan accordingly. When a subscription expires, the group falls back to the free plan or, when switching from Expert to Pro, to Pro. The group's data remains fully stored and is not deleted; individual functions of the higher plan are then no longer available. The subscription applies to the group, not to an individual person. Any member can buy it; the charge is made to the store account of the person who buys. If that person leaves the group, the subscription keeps running for the group until it is cancelled in the store. A tip does not unlock any function.

Before you buy a subscription, the app asks for your express consent to the immediate start and points out the consequences for your right of withdrawal. As proof we store the time, the plan, the group, your user ID, the store product chosen, the operating system (Android or iOS), the version of the wording shown and both confirmations. Payment data and prices are not included. The proof is created before the store's purchase dialog opens; if you cancel the purchase there, it still remains. It is written only by our server and cannot be retrieved in the app. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (interest in proving the consent and defending claims). We keep the proof until three years after the subscription ends; you may object to this processing.

If you were invited

If an admin invites you by email address, we have your email address from that person. We store it in lower case together with the intended roles and an invitation token so that you can join the group. Joining works only with a confirmed email address. The invitation is valid for 7 days; after that we delete the invitation data. It is deleted earlier as soon as you join, when an admin removes the invitation, or at your request. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR: we and the group have a legitimate interest in only authorised people joining. You can object and request deletion. Alternatively, a group can allow joining through an invitation code.

Recipients and third countries

Where we rely on the EU-US Data Privacy Framework, this is based on the Commission's adequacy decision (EU) 2023/1795 of 10 July 2023. Standard contractual clauses are contracts under Art. 46(2)(c) GDPR. You can obtain a copy of the safeguards on request. Whether a US company is certified is shown by the list at dataprivacyframework.gov.

The web view and our web pages (legal notice, privacy policy, terms of use, account deletion page, invitation page, “Security and updates” page) are hosted on Firebase Hosting at wheelcrew.app and parkli-5f157.web.app. When you open them, Google processes technically necessary connection data in server logs. Google determines the retention period; according to Google's information on Firebase Hosting, IP addresses are kept there for some months to detect abuse. We do not use cookies or reach-measurement services on these pages. The legal basis is our legitimate interest in providing the pages securely and reliably (Art. 6(1)(f) GDPR).

Storage on your device

Wheelcrew stores on your device or in your browser data that is strictly necessary for the service you requested: the sign-in session, the chosen language, the last active group, a cache of the group list (from version 1.1 also the most recently loaded state of your group, so that the app can start without a connection; it is deleted when you sign out and when your account is deleted), markers showing whether notices have already been displayed, on the free plan how often you opened the statistics today, which task comments you have already read, whether you agreed to text recognition on Android, and your confirmation at first start (time, confirmed minimum age and version of the notice); this confirmation stays on the device and is not transmitted to us. Under Section 25(2) no. 2 TDDDG no consent is required for this. The app itself does not set cookies. You remove the data by signing out, clearing the app data or uninstalling. If you are removed from a group or the group is deleted, the app deletes the stored data of that group on your device. This data is stored unencrypted in the app storage of your device. Protect your device with a screen lock.

How long we keep data

We delete data after these periods: the activity log after 180 days; tasks 30 days after they are completed, blocked periods 30 days after they end; invitations 7 days after they are sent; “notify me when free” requests after the notification, at the latest after 7 days; open join requests after 30 days; monthly usage totals at the end of the second calendar year after the month; cost sharing data until the end of the third year after the respective settlement, at the latest at the end of the third calendar year after the month, even without a closing; push identifiers after 90 days without use and also as soon as you sign out; the proof of your consent when buying a subscription three years after the subscription ends and, if no purchase was made, after 30 days.

We delete bookings 30 days after they end. In groups with usage statistics or cost sharing: if several bookings by the same person follow each other with gaps of no more than 6 hours, we delete them together 30 days after the last one ends, at the latest 60 days after the individual booking ends. Before that, we transfer hours, trips and kilometres to the monthly totals.

We delete anonymous accounts (without an email address, Google or Apple sign-in) that do not belong to any group 30 days after they were created or after leaving their last group. We delete groups in which no one has entered, booked or changed anything for 12 months, together with all their data; we remind the admins beforehand in the app and by push notification (30 and 7 days in advance) so they can export the data.

The owner or an admin can delete entries at any time before that; they are also deleted together with the vehicle, the group or your account, unless the sections “Usage statistics” and “Cost sharing” say otherwise. The remaining details stay as long as the group exists or until the account is deleted, unless the table above says otherwise.

Deleting your account

You can delete your account in the app under Settings → Account settings → “Delete account and data” or via the "Delete account" page at wheelcrew.app. For each of your groups the following then happens: your member record, your settings, your phone number, your requests to be notified, your bookings and your entries in the activity log are deleted, your name on location and key details is replaced by "–", and your account is removed. In groups that settled amounts in cost sharing, your cost sharing records and the monthly totals for those months are kept without your name (see “Cost sharing”); we delete your other monthly totals, and your odometer readings remain on the vehicle as its odometer reading, without any link to you (see “Usage statistics”). If you were the last member, the group is deleted with all its data.

Your name in tasks, blocked periods, in the "last done" note on the vehicle, in entries by other members that refer to you, and free text in comments remain; we do not clean this up automatically, and on request we remove it. There is no function for deleting a whole group. The proof of your consent when buying a subscription (see “Purchases and subscriptions”) is not deleted in this process, because its very purpose is to serve as proof; it is removed after the period stated there. If you leave a group without deleting your account, only your member record, your settings, your phone number and your requests to be notified are removed; your entries and your name in them then also remain, except in cost sharing data and monthly usage totals, where we replace your name with “Former member”.

Press contacts

To suggest topics or send press releases to editorial offices, we process published editorial addresses (email address, name of the outlet, source and date retrieved) and, if an editorial office replies, the content of the correspondence. The addresses come from publicly available sources such as the outlet's legal notice or contact page. If we write via an editorial office's contact form, we only process what you reply to us. We do not use an address for any further mailings; we store it only to document the contact and to respect a request not to be contacted again. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is press work for Wheelcrew. We delete the data when the exchange is complete, at the latest 12 months after the last contact, and immediately on request. If you do not want further suggestions, we keep only your address on a suppression list so that we do not write to you again. Our email inbox is provided by Google (Gmail). You can object at any time (Art. 21 GDPR).

Your rights

You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18) and data portability (Art. 20). Write to us at adjadevelop@gmail.com for all requests. You can request a copy of your data by e-mail to adjadevelop@gmail.com; we will reply within one month. In groups with cost sharing, you can also export your own cost-sharing and usage data yourself in the app under Cost sharing (or “Trips and costs”) → “Export data” (see “Cost sharing”).

If you write us an email, including through "Feedback to the developer" in the app settings, we process your details (email address, content of your message and, for "Feedback to the developer", the pre-filled details on app version, operating system and language) to handle your request or to review a report. The button only opens the email program on your device; nothing is sent until you tap send yourself, and the app does not transmit anything on its own. The legal basis is Art. 6(1)(b) or (f) GDPR and, for reports of illegal content, Art. 6(1)(c) GDPR in conjunction with the Digital Services Act. We delete the correspondence once it is dealt with and no retention duty or legal claims stand in the way.

Right to object (Art. 21 GDPR): Where we process data on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR (activity log, statistics, deriving kilometres from the next person's odometer reading, display of cost sharing to admins, weekly count, technical logs, providing our web pages, invitations, details about other members, proof of your consent when buying a subscription, handling your e-mails where this does not serve the performance of the contract, press contacts), you can object at any time on grounds relating to your particular situation. We do not process your data for advertising purposes.

You can lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement (Art. 77 GDPR).

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